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輕鬆掌握責任採購

責任採購在香港尙未普及,通常只有大型企業備有相關的政策支持。為了加強大家對於責任採購的認識,每期「責任採購快訊」特備責任採購錦囊以作參考,掌握基本方向,推動實踐更見事半功倍。

  1. 責任採購何以有助履行社會責任?
  2. 企業可從社企採購甚麼產品或服務?
  3. 責任採購有何種類?
  4. 只將社會影響列入採購的評分標準,就算得上是社會採購嗎?
  5. 社企能夠應付龐大的訂單嗎?
  6. 如何確保社企的產品或服務符合企業的要求?
  7. 實踐責任採購前有何準備功夫?
  8. 如何從招標過程中量度社企的社會影響?
  9. 與社企簽訂採購合約後有何跟進工作?
  10. 坊間有責任採購的指引或範本嗎?

責任採購何以有助履行社會責任?

社企是一盤用以達致某種社會目的的生意,即以商業手法協助解決社會問題。為股東賺取最大利潤並非社企唯一目標,反而社企會將所賺取的利潤主要用作再投資本身業務,以增加其社會效益。因此,責任採購能夠支持社企持續經營,從而達至多元化的社會目標及使命。

企業可從社企採購甚麼產品或服務?

根據本中心早前的調查,逾五成受訪公司/機構認為「社企未有提供所需的產品或服務」,因此它們在採購過程中,沒有將社企列入考慮。

其實,除了一般的企業禮品、禮籃外,市面上亦有不少社企提供辦公室清潔、搬運、設計及包裝、活動表演、審計,以至團隊能力建設等服務,適合公司客戶採購選用。

企業可利用《社企指南》網上搜尋器,了解各社企的產品或服務的內容及種類,從而考慮向社企採購。透過篩選社企的「業務性質」、「社會目標」或鍵入關鍵字,可供採購的社企及其資料會即時列出,一目了然。

責任採購有何種類?

責任採購一般可分成「環保」及「社會」兩大類。

社會的環保意識日漸提高,不少企業制定一系列環保採購準則,要求各部門採購時考慮環境因素,減少對環境的影響。有賴各界的支持,環保採購的發展步伐迅速,已成各大企業的其中一個發展方針。

除環境因素外,企業的採購準則不外乎價錢、品質或供應商的知名度,惟甚少將社會影響列入當中。因此,社會採購注重社會因素,即考慮商品或服務所創造的社會價值,如有否聘用殘疾人士就業、為社會上的弱勢社群充權、實踐公平貿易等,令每一筆消費發揮社會影響力,提升企業的社會價值。

只將社會影響列入採購的評分標準,就算得上是社會採購嗎?

社會採購的實踐方式甚廣。企業可從改動採購準則開始,由淺入深,逐步改革公司政策及體制,配合社會採購,履行社會責任。

改動採購評分標準可謂社會採購的入門基本步。企業可藉著將社會影響加入採購評分標準,或增加其佔分比重,提高社企中標的機會,從而實踐社會採購。

要全面推行社會採購,備有相應的企業政策是不可或缺的一部分。企業可制定一套配合社會採購的公司政策,如包含整個招標過程及跟進工作的採購政策、各部門的協調溝通,甚至為員工提供相關概念的教育。

如  貴企業未有推行社會採購的經驗,我們建議  貴企業先更新採購評分標準,將社會影響列入採購考慮,以實行社會採購,肩負社會責任。

社企能夠應付龐大的訂單嗎?

社企規模一般不及大型供應商,人手及資源或未能完全符合企業的要求,以致企業未有信心將龐大的訂單交由社企處理。

然而,企業可嘗試允許社企聯合投標,藉著社企靈活變通的特點,讓兩三間社企結合資源,共同分擔工序,減輕各自的負擔。例如企業需要訂製紀念品,從意念設計、測試生產、後期加工包裝、送運以至於活動現場協助派發等服務,均可由多間社企夥拍協作承投,發揮各自優點,為企業提供最優質的產品及服務。

另一方面,企業可考慮將訂單分拆,減少個別社企的負荷之餘,也能應付自身的需要。以大型活動到會服務為例,企業可將訂單分拆成不同的食品類別,分別向提供小食、中西餐、包餅或水果等到會服務的社企招標,換取更大的社會價值,並讓更多中小型社企得到寶貴的競標經驗。

為推廣社企產品及服務,並鼓勵商界推行「責任採購」,坊間亦有一些平台提供一站式服務,支援企業向不同社企進行採購,減省企業的行政程序。您也可到訪本中心網站,透過《社企指南》搜尋器鍵入關鍵詞「企業採購」,搜尋社企,所有面向企業客戶的社企便即時列出,一目了然。

如何確保社企的產品或服務符合企業的要求?

根據本中心去年所進行的調查,超過九成受訪企業或機構認為產品及服務質素是其中一項重要的採購考慮因素。企業該如何確保社企的產品或服務滿足要求?

社企一般規模不大,大部分鮮有投標經驗,本中心建議企業進行招標時,除了要求社企提交相關證明,如過往的客戶紀錄或作品集(Portfolio)外,作實地或視像考察該有助對社企的服務進一步了解,以作為投標申請時的另一角度評估。

單靠標書內容,企業對社企只能有片面的了解。通過實地或透過螢幕考察,企業能夠全面掌握社企的生產過程及衛生環境等狀況,也能與員工或顧客面對面交流,從對話中了解社企所帶來的社會影響。此舉不但確保社企的硬件符合要求,更讓企業對社企的社會目標有更深入的認識,有助企業選擇與自身理念相近的供應商。

雖說社企服務可能受制於其有限的規模,但正正因為規模小,令社企的運作較大型供應商來得靈活。不少社企可按企業採購的獨特要求,提供度身訂造的產品和服務,如紀念品、節日禮盒、企業培訓活動等,社企大多願意配合企業需要,特別訂製。洽談合作,程序亦相對簡單直接,讓雙方可預留更充足時間以籌備與產品或服務等相關的事宜。

實踐責任採購前有何準備功夫?

責任採購流程的第一步,當然是邀請社企投標或將社企列入供應商名單。芸芸社企當中,究竟如何篩選合適的供應商?收集潛在投標者的資料後,又有何準備工作?

部分企業會制定願景、使命及核心價值(Vision, Mission and Value, VMV),奠定公司基礎及目標,以配合長遠發展。採購人員可先了解所屬企業的VMV或該年度的發展方向,尋找相同社會價值的社企邀請投標或列入供應商名單。譬如說,具有「可持續發展」概念的VMV之企業可積極與提倡相同理念的社企接觸及合作,以採購實踐可持續發展。

本中心亦建議企業安排招標簡介會,為潛在投標者簡介招標內容,包括合約內容、評審準則、標書要求或其他注意事項。由於各企業對「社會影響」等相關概念有不同的詮釋,企業可藉簡介會說明細節及量度方法,使社企能夠掌握企業期望達致的社會目標及評分標準,擬備一份符合要求的標書。

本中心自2007年起每年編製《社企指南》,羅列全港社企的資料供公眾查閱,是各政府部門、公營機構、企業及院校履行責任採購的重要參考資料。企業可利用《社企指南》網上搜尋器及手機應用程式(iOSAndorid),以「業務性質」、「區域」、「社會目標」或關鍵字作簡單篩選,查閱社企的聯絡資料及簡介,邀請合適的社企投標或列入供應商名單。

如何從招標過程中量度社企的社會影響?

「社會影響」沒有特定的量度標準及方法,企業可根據不同合約的性質,制定各自的準則及佔分比重。以按摩服務合約為例,企業能夠以弱勢社群之僱用人數、類別、時薪及再就業情況作指標,並按照各指標的重要性決定評分所佔比例,量度社企的社會影響。

另外,企業亦可要求社企於標書內闡述業務示例,並提供證明,如傳媒報導、數據分析等,說明過去的經驗如何發揮影響力,實踐其社會目標,以助企業測量社企的社會影響。

部分社企更會為其項目進行社會影響評估(Social Impact Assessment, SIA),以系統化的研究方法,全面分析項目對社區所產生的價值及效益。在招標過程中,企業可參考社企的SIA報告(如有),了解項目成效,掌握社企為社區所帶來的影響。

與社企簽訂採購合約後有何跟進工作?

落實採購社企服務或產品並非履行責任採購的終點。要確保社企供應商達致企業所期望的社會目標,企業必須進行合約管理,持續檢視社企的社會效益。

本中心建議採購人員定期與社企供應商聯繫,了解社企實踐社會目標的情況,保證他們符合企業的期望。若情況未如理想,採購人員可與社企一同商討改善方法,協助他們經由採購合約將社會影響力發揮到最大。

另外,部分企業或會於採購合約中訂明關鍵績效指標(Key Performance Indicators, KPI),衡量社企供應商從合約執行中所帶來的社會效益。採購人員能夠要求社企定期提交報告,跟進他們完成KPI的進度。以提供視障人士按摩服務的社企為例,「視障按摩師聘用人數」能夠作為一項KPI,評估社企通過供應鏈達致的社會目標(聘請弱勢人士);而採購人員可從報告掌握企業與社企供應商共同透過採購合約所產生的社會影響及協同效應。

坊間有責任採購的指引或範本嗎?

香港現時未有責任採購的相關指引或範本。為使企業踏出制定責任採購政策的第一步,企業可參考本中心所建議的「責任採購評分標準」(見下表),將社會影響納入採購考慮因素,或增加其佔分比重,提高社企中標的機會,實踐責任採購。

「責任採購評分標準」分為兩大方向–「環境保護」及「關注社會」,以全面評審投標者在生產或提供服務的過程中所帶來的社會影響。建議評分細項如下(企業可因應需要增減或更改評分項目):

環境保護 關注社會
1. 為保護環境而採取足夠的措施 1. 弱勢社群就業
2. 環保意識 - 循環再用 2. 公平貿易
3. 環保意識 - 升級再造 3. 勞工權益
4. 環保意識 - 源頭減廢 4. 人力資源發展                      

責任採購於海外發展成熟,有些國家的政府部門及倡議責任採購的組織甚至為企業編製指引及範本。由於責任採購沒有既定準則,這些部門或組織制定了一套框架,由「規劃及實行」到「評估及合約管理」,提出實務建議,引導決策者及採購人員將責任採購的概念融入常規程序,為公司創造社會價值。

指引及範本內容不單涵蓋採購程序的各個階段,部分指引更附有實例分享,讓採購人員參考其他企業的實際經驗。如欲取得有關指引或範本,可瀏覽以下網站:

Buying for Victoria: Social Procurement Framework and Guides
Buy Social Canada: A Guide to Social Procurement
The Social Enterprise Coalition and the New Economics Foundation: More for your money – a guide to procuring from social enterprise